Jak się ogarnąć? Sposoby na lepszą organizację.

20 rzeczy, które możesz zrobić, by poprawić jakość swojej organizacji.

Przyszedł czas żeby zmierzyć się z organizacją czasu, pracy, życia.
Dziś odpowiemy sobie na pytanie w jaki sposób się ogarnąć i jakie są znane sposoby na lepszą organizację.

Pogromcy mitów

Podobno bałagan, w przeróżnych formach, jest domeną ludzi inteligentnych i kreatywnych.
Podobno organizacja codzienności zabija kreatywność.
Samo nasuwa mi się, trzecie stwierdzenie, że podobno delfiny przybyły z kosmosu.

Znam całe mnóstwo ludzi, którzy mają problemy z organizacją swojej pracy, domu, życia.
Sam do nich należę. Znam za to niewiele osób, które nie mają z tym najmniejszego problemu.
Czy to, że są dobrze zorganizowane, mają uporządkowany harmonogram dnia, zabija ich kreatywność i radość z życia?
Bynajmniej.
Dzięki temu zyskują coś niezmiernie cennego. Coś, co dziś jest na wagę złota — czas.

Opanowanie chaosu, dezorganizacji i bałaganu w różnych aspektach życia, pozwala na oszczędność czasu, klarowniejsze spojrzenie na cele czy problemy i przede wszystkim służy łatwiejszemu odnajdywaniu rozwiązań.

Uzbroiłem się w cierpliwość. Przeczesałem źródła. Uporządkowałem to, czego się dowiedziałem i jestem gotów.
Gotów by zaprezentować Ci sposoby na lepszą organizację pracy, dnia, życia.
Sposoby, z których sam zamierzam korzystać.

 

Sposoby na lepszą organizację

 

Maksymalnie 3 cele każdego dnia

Zbyt duża ilość planów na dany dzień zdecydowanie może Cię pogrążyć.
Jeśli weźmiesz na siebie zbyt wiele, może się okazać, że nie osiągniesz żadnego celu. Wybierz i skup się na tych trzech najważniejszych

Twórz listy zadań do zrobienia

Koniecznie twórz listy rzeczy do zrobienia. Nie tylko wprowadzają porządek, ale również dają kontrolę nad wykonywanymi zadaniami. Możesz do tego użyć, zwykłej kartki, notesu lub aplikacji w telefonie.

Wybierz jedną aplikację do zarządzania projektami i się jej trzymaj

Może Ci się wydawać, że jej nie potrzebujesz lub, że spokojnie wystarcza Ci do tego kalendarz.
Prawda jest jednak taka, że kalendarz nie wyśle Ci przypomnienia, kiedy o czymś zapomnisz.
Poza tym aplikacja pozwala na zachowanie jednego formatu i ogólnego porządku.
Ze swojej strony mogę Ci polecić Nozbe, który możesz zainstalować na wielu urządzeniach
i z każdego dzięki synchronizacji zarządzaj swoimi projektami.

Planuj z wyprzedzeniem

Ludzie zorganizowani to ludzie przygotowani.
Dobry nawyk to planowanie kolejnego dnia wieczór wcześniej. Dzięki temu nie tracisz czasu na planowanie połowy poranka, kiedy i tak masz urwanie głowy.
To daje Ci również spokój w rozmyślaniu nad tym, co jutro musisz zrobić. Po prostu wcześniej wiesz, co Cię czeka.

Jedna rzecz na raz

Dla bujających w obłokach i osób, które robią po kilka rzeczy naraz, wyrobienie tego nawyku może być kluczem do ogarnięcia. Jedna rzecz na raz to szybsze dotarcie do celu. Wbrew obiegowej opinii wiele rzeczy robionych na raz nie przyspiesza wielokrotnie osiągnięcia celu. Wręcz przeciwnie — opóźnia wykonanie zadań.

Naucz się mówić „nie”

Chcesz zrealizować wszystko tak, jak sobie zaplanujesz? Nie chcesz obawiać się, że ktoś może wytrącić Cię z obranej drogi i zaburzyć Twoją organizację. Naucz się odmawiać. Szczególnie tych niewinnych małych przysług, które przecież nie zabiorą Ci tak wiele czasu.

Co masz zrobić dziś, zrób teraz

Domena ludzi zorganizowanych. Nigdy nie odkładaj tego, co masz zrobić dziś na potem, jutro, za tydzień, wieczne nigdy.
Nie rób tego. Trzymaj się planu. Po pierwsze, jeśli zaplanujesz jakieś działanie, to już jesteś na nie mentalnie gotowy. Odkładając je, pozbawiasz się także motywacji do jego realizacji. Poza tym utrwalasz zły nawy.

Zacznij używać kosza na śmieci

Dosłownie i w przenośni. Spójrz dookoła siebie. Zastanów się, ile w Twoich obowiązkach generuje się rzeczy zupełnie zbędnych. Zapanuj nad chaosem swoich notatek, karteczek, karteluszek. Poukładaj swoje miejsce pracy. W zorganizowanym środowisku dużo lepiej się pracuje. To samo zrób ze swoim pulpitem na ekranie monitora.

Pozbądź się dotychczasowych nawyków

Zrób listę swoich stałych rytuałów, reakcji w różnych sytuacjach. Na spokojnie przeanalizuj tę listę i postaraj się znaleźć te, które mają negatywny wpływ na Twoją codzienność. Właśnie te musisz wyeliminować lub zamienić w taki sposób by pracowały dla Ciebie. Dobre nawyki to klucz do lepszej organizacji samego siebie.

Trzymaj porządek w papierach.

Zamiast trzymać wszystko, poupychane gdzie się da, zorganizuj kilka segregatorów, skoroszytów, teczki.
Przyjmij oznaczanie spraw kolorami. Dzięki temu wprowadzisz ład i porządek. Z pewnością zyskasz też sporo wolnej przestrzeni. To jest właśnie organizacja!

Porządkuj na starcie

Nieprzeczytana poczta się mnoży. Twoja skrzynka mailowa powoli zaczyna się zapychać. Po raz kolejny powtórzę, zorganizuj miejsce do przechowywania dokumentów, które przychodzą pocztą taki jak rachunki. Otrzymujesz pocztę od razu ją przeglądaj. To, co potrzebne odkładaj w zorganizowane w tym celu miejsca. To, co zbędne — od razu wyrzucaj. Nie generuj śmieci.
Podobnie sprawa ma się ze skrzynką mailową. Zajrzyj do niej przynajmniej raz dziennie i zrób porządek. Oczekiwane wiadomości posegreguj w folderach. Spam z miejsca usuń. Na koniec wyczyść kosz i po sprawie.

Zacznij prowadzić kalendarz lub planer

Są ludzie, dla których nowinki takie, jak aplikacje do organizacji czasu, są zbędę. Dla nich najlepszą drogą do lepszej organizacji będzie tradycyjny kalendarz lub planer. Co prawda, planer wymaga dodatkowego przygotowania, ale dzięki temu możesz zorganizować go dokładnie tak jakbyś chciał, żeby wyglądał. Ostatnio w prezencie kupiłem w zestawie z książką Planer Oli Budzyńskiej — Pani Swojego Czasu. Szczerze polecam.
Jeśli wybierasz kalendarz, to z rozmów z najlepiej zorganizowaną osobą, jaką znam, czyli z Agumamą, wynika, że najlepszy jest taki, gdzie na każdy dzień poświęcona jest osobna strona. Dzięki temu zachowasz porządek w swoich planach i notatkach.

Zapisane, wykonane, uporządkowane

Wykonanie każdego zadania powinno zostać udokumentowane. Choćby krótkim zapiskiem z datą i czasem poświęconym na realizację. Dzięki temu będziesz w stanie jeszcze lepiej planować swój czas w przyszłości, kiedy pojawią się podobne zadania.
Jeśli zaplanowane i wykonane zadanie wiązało się z wykorzystaniem jakiegoś miejsca np. kuchni, po skończonej działalności uprzątnij je. Dokładnie tak samo postępuj ze swoim stanowiskiem pracy. Porządek kontroluje chaos, a przecież o kontrolę chodzi w lepszej organizacji.

Mniej, znaczy więcej

Ostatnio zrobiłem coś, z czym nosiłem się od dawna. Porządek w szufladzie z koszulkami. Ledwo się domykała. Okazało się, że po 15 minutach segregowania i podejmowania decyzji, zyskałem sporo miejsca na nowe rzeczy.
To też dało mi do myślenia. Ludzie mają tendencje do zbierania rzeczy zupełnie im zbędnych. Najwygodniej zacząć od własnej szafy. Nie kieruj się sentymentem, tylko zdrowym rozsądkiem. Jeśli coś jest pięć rozmiarów za małe, to z pewnością w najbliższym czasie tego nie założyć. Zapakuj, najlepiej próżniowo, a następnie odłóż w specjalnie wygospodarowane do tego miejsce, np. na najwyższej półce w szafie. Mniej rzeczy to więcej miejsca. Przestrzeń również pozwala lepiej się zorganizować.

Deleguj zadania

Niezmiernie trudne zadaniem, jeśli jesteś typową samosią lub wyznajesz zasadę, że najlepiej wszystko zrobić osobiście, bo innych i tak trzeba poprawiać. Delegacja zadań to więcej czasu na priorytety. Na początku może być Ci trudno, ale np. zaangażowanie domowników we wspólne porządki, przyniesie Ci czas, który będziesz w stanie spożytkować bardziej produktywnie.

Nie trać czasu

Lubimy porobić nic. Bezcelowo pogapić się w telewizor. Zagrać w grę. Poscrollować facdbook’a.
Możesz się tłumaczyć, że to tylko chwila relaksu, ale fakty są takie, że tracisz energie na rzeczy zupełnie zbędne.
Na to jest czas wtedy, kiedy faktycznie jest czas odpoczywania.

Poranne i nocne rytuały

Podobnie jak z nawykami. Potrzebujesz analizy i konkretnych wniosków. Podam Ci przykład.
Od zawsze uwielbiam gorące i długie kąpiele w wannie. Takie, w których skóra niemal odchodzi od kości, a jak tylko woda lekko przestygnie, dolewasz nowej. Swego czasu takie kąpiele uskuteczniałem każdego dnia. Ok, powiedzmy, że zapewniały mi relaks. Z czasem zauważyłem kilka negatywnych rzeczy wynikających z mojego przyzwyczajenia. Po pierwsze ogromne rachunki za wodę, a po drugie stracony czas. Dziś długie kąpiele to rzadkość. Zamiast tego szybki prysznic. Czysta oszczędność czasu i pieniędzy.
Każda rzecz, która powtarzamy odpowiednią ilość razy, przekształca się w nawyk. Od Ciebie zależy, czy będzie to nawyk pożądany, czy też nie.
Spróbuj każdego dnia wstawać jak tylko zadzwoni budzik. To czynność, która jest pożądana i oczekiwana jako nawyk. Dzięki temu kontrolujesz siebie, czyli pracujesz nad własną organizacją.

Przejmij kontrolę

Czasem zdarzają się takie chwile, kiedy myślisz sobie, że wszystko dzieje się poza Tobą, gdzieś obok, że tracisz kontrolę.
Musisz ją odzyskać. Musisz mieć kontrolę nad swoim życiem.
Przeanalizuj wypadki, żeby znaleźć przyczyny, a do tego poszukaj tego, co motywuje Cię do działania.
Te dwie czynności pozwolą Ci znaleźć źródło takiego myślenia oraz siłę na to, by odzyskać kontrolę. Ona jest najważniejsza. Bez kontroli nie osiągniesz celu. Nie będzie mowy o dobrej organizacji.

Uporządkuj finanse

Są ludzie, którzy spisują każdy paragon. Kategoryzują każdy wydatek. Może Ci się to wydawać stratą czasu, ale odpowiedni arkusz kalkulacyjne choćby w Excelu, pozwoli Ci na świetne zorganizowanie finansów osobistych.
To nie tylko lepsza świadomość tego, na co przeznaczasz środki, ale także świetne narzędzie do analizy wydatków oraz ich optymalizacji.

Twórz Podsumowania

Każdy dzień, tydzień czy miesiąc postaraj się zakończyć odpowiednim podsumowaniem z realizacji zamierzeń. Spisz wszystko to, co udało Ci się osiągnąć, jak i to, czego się nie udało. Spisz także wnioski, jakie wynikają z Twojego podsumowania. To materiał, który posłuży Ci do dalszej optymalizacji własnych działań i pozwoli podjąć kroki, które pozwolą Ci na jeszcze lepszą organizację.


Jak widzisz cała lista sposobów liczy dwadzieścia pozycji. Rzecz jasna nie chodzi o wprowadzenie ich wszystkich w życie. Chodzi o to, by znaleźć te, które według Ciebie najlepiej wpłyną na poprawę Twojej organizacji i zacząć je systematycznie stosować.
Nieustanna praca nad sobą naprawdę ma sens i poprawia jakość życia.

Jakie jest Twoje zdanie? Masz jakieś swoje sposoby na lepszą organizację czasu, pracy, lub życia?
Podziel się nimi w komentarzach poniżej.

Te wpisy mogą Ci się spodobać